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试论会计信息化的目标导向

来源:未知 作者:刘编辑 时间:2015-12-21 14:16    阅读: 次  选择字号:T|T
王丽  中国京冶工程技术有限公司财务部
吴以凯   中成国际糖业股份有限公司财务部
 
摘  要:不同时期会计信息化的目标不同。会计电算化的目标是满足会计部门的需求;企业信息化环境中会计信息化的目标是满足企业经营管理的需求;国民经济信息化环境下会计信息化的目标是满足国家宏观调控和优化资源配置的需求。
关键词:会计信息化  会计信息生产  目标导向
 
会计信息化的早先名称是会计电算化。建立和实施现代信息技术或计算机技术环境下的会计信息系统(AIS)是“会计信息化”的体系结构的组成部分。
我国会计信息化的发展大致可以概括为以下阶段:会计信息化的萌芽阶段(会计电算化的起步、推广和普及应用,从1979年-1999年);会计信息化的产生与初级应用阶段(1999年-2002年);会计信息化的普及与提高阶段(2003年至今)。
会计史学家麦克尔·查特菲尔德曾说过:“会计主要是应一定时期的商业需要而发展的,并与经济的发展密切相关。”社会和经济的发展强化了人们对信息的需求, 而信息需求的扩张反过来推动会计信息系统的发展和完善。信息需求的不断提高与信息供给的相对不足之间的矛盾, 促使会计信息系统日益强大。而会计信息需求受到相关的物质技术和人们认知水平的制约。信息需求与管理认知水平、信息技术条件的对立统一, 成为了推动会计信息系统发展的动力。
 
一、会计电算化的目标
传统手工会计信息系统起源于中世纪意大利的商业和贸易活动,完善和发展
于20世纪中期的工业社会。在手工会计数据处理系统中,会计人员利用笔和算盘,通过凭证、账簿及报表来反映经济活动中发生的交易和事项,按照复式记账法、历史成本和权责发生制的会计思想体系,进行会计处理并生成会计信息。
在传统的手工会计信息系统存续期间,它适应和促进了当时的经济和科技发展水平。随着企业经营活动种类增多,规模扩大,传统手工会计信息系统越来越难以满足数据处理的需求。具体表现为:第一,效率低。第二,时效性差。会计信息的时滞容易给信息使用者造成决策的失误。第三,差错率高。传统手工会计信息系统一般从经济活动的内容、数量、单价、金额、对应科目、记账方向等项目来核对,通过账证核对、账账核对、账表核对来确保数据的正确性。但是通过这些核对方法,出现差错的几率很大,而且一旦发生差错,追溯查找和纠正起来很困难。第四,以纸张作为存储介质,增大了成本。纸张这种存储方式不仅影响数据的存取效率,而且导致数据冗余度高。所以,传统手工会计信息系统限于自身的条件,提供的会计信息以及会计信息的价值有限。
会计电算化与手工会计相比提高了会计的价值,具体表现在:首先, 计算机强大的计算和处理能力提高了会计信息系统的效率, 一定程度上解决了会计信息的及时性问题。其次, 减少了分类、汇总、过账等会计程序上的差错, 提高了会计信息的准确性。除了输入阶段原始凭证的审核归类和会计分录的确定由会计人员完成之外,其他工作如制作记账凭证、过账、算账、汇总、试算、制表等工作均由计算机完成,从而提高了账务处理过程的速度和结果的准确性。最后, 数据处理方式和存储方式的改变降低了成本。从数据处理方式的角度看,手工方式下从凭证到账簿和报表,是按照既定的组织方式分别由不同的会计人员完成数据处理。而在电算会计方式下,全部数据处理由计算机完成,并且数据修改方便。从数据存储方式来看,手工会计信息系统储存成本及维护成本高。而会计电算化方式下,数据从开始就存储在各种磁介质中,以机器可读的方式保存,较大程度实现了信息储存革命。
由此可见,会计电算化虽然改变了以手工记账为特征的会计数据处理系统,但其只是计算机对部分人工的替代,只是手工会计系统的仿真阶段。电算化会计没有实现会计价值的飞跃。正如杨周南教授所指出的,传统的会计电算化所建立的会计信息系统独立于其它应用系统而存在, 形成了互不联系的“信息孤岛”,它的建设目标是为提高财务部门的财务业务核算、管理和决策的能力。
在此阶段,会计电算化的目标是满足财务部门的需要,并且也达到了这一目标,但是还没有达到满足企业管理决策的需要。
 
二、企业信息化中会计信息化的目标
企业信息化是指在企业业务流程及生产经营活动重组和优化的基础上, 利用计算机技术、网络技术和数据库技术对企业进行集成化管理, 以实现企业内部、外部的信息共享和信息资源的有效利用,提高企业的经济效益和市场竞争能力(王玉法,2008)。随着企业信息化成功应用案例的增多, “信息化成为提升管理工具”的观念逐渐被企业所接受。
为了提升企业的竞争能力,从企业信息化建设的高度来看会计信息化的建设,则会计信息化应立足于企业整体,面向企业整体管理的需求, 不仅要提高会计事务处理的效率, 还要从现时和历史数据中提取出有效的会计、财务、业务、市场、客户和联盟企业等综合信息,以支持各层管理特别是高层决策的需求, 从而提升会计管理工作的含金量(杨周南,2004)。与企业信息系统的发展相对应,会计信息系统朝着横向和纵向两个方向发展:在纵向上,为了满足企业组织决策层、经营层与管理层决策行为,会计信息化向会计决策支持系统DSS层次发展,为企业的管理和决策提供更为完备的信息支持;在横向上,会计信息系统和企业内外部其它信息系统融合在一起,成为整个企业信息系统的一个组成部分。这种融合立足于整个企业的信息需求,统一规划和实施,形成ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)系统。
会计信息系统与业务系统进行集成之后, 通常作为ERP系统的一个模块。ERP是建立在信息技术基础上,利用企业的先进管理思想,对物流、资金流、信息流三种资源进行全面集成的管理信息系统。它为企业提供决策、计划、监控与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。
ERP系统中的会计信息系统,通过与销售、生产、库存等业务管理系统的信息高度集成,使财务会计管理的控制面涵盖了企业管理的各个领域,从而解决了长期存在的企业管理系统中各个子系统相互割裂的孤岛现象。财务会计数据的采集及控制延伸到相关前置部门,体现了在流程管理与控制中的会计信息系统与销售、生产、库存等业务管理系统的相互渗透与融合的作用,从而使得资金流的信息与物流的信息实现有机的实时结合,极大地提高了财会信息的准确性、实时性和一致性,满足了现代企业的管理需求。
约占企业管理全部信息量约70%的会计信息,反映了企业日常供应、生产、销售生产经营各环节和企业管理的全过程;从供应链管理系统来看,会计核算和财务管理部分与销售、库存、采购、存货、固定资产、工资管理等子系统的关系非常密切,尤其是财务管理中的总账系统,它是财务与业务处理之间的联系纽带,是整个供应链的“心脏”,而总账系统又是会计信息系统的核心。因此,可以认为,会计信息系统是ERP的核心和中枢。会计信息系统所反映和监督的资金流动及其信息流,控制着业务信息系统的物质流动及其信息流。会计信息系统反映、监督和控制、参与决策的职能正是企业内部控制职能的主要组成部分。
会计信息系统作为ERP的有机构成,在企业信息化的背景下,应满足企业经营管理的需求。企业信息化中会计信息化需要达到而且应当达到满足企业经营管理的目标。
 
三、国民经济信息化中会计信息化的目标
国民经济信息化是指信息技术和信息产业在经济和社会发展中日益发挥主导作用的过程,它利用现代电子信息技术,实现信息资源高度共享,发掘社会智能潜力,推动经济和社会优质发展。其内涵包括两个方面:一是利用信息技术加快农业的工业化和工业的信息化;二是利用信息技术提高国民经济活动中信息采集、传输和利用的能力,提高整个国民经济系统运行的生产率和效率。
国家对经济的宏观管理和调控,其重要依据就是会计信息和统计信息。有关机关通过对会计信息的归集、整理和汇总分析,可以了解和掌握国民经济整体运行情况,合理配置社会资源和生产要素,提高劳动生产率,使有效的生产获得最佳经济效益,拟订符合实际的产业政策、投资政策、信贷政策、税收政策,使闲置的资源充分利用。
在现行的信息生产模式下,因为技术手段的限制以及“会计主体”等理论假设的限制,在经济活动发生时,企业作为参与者只记录交易主体的信息,而忽略了经济活动的交易联系,丢失了大量的相关信息资源,是一种个体性的信息记录模式。任何一项经济活动的参与者双方互为参照、互为标尺,是相互依存、不可分割的。个体性地描述经济活动的会计信息,割裂了经济活动的社会联系,造成会计信息的不可验证性,难以反映社会经济活动的全面和整体情况。
国家进行宏观调控所依据的统计数据大多来源于企业的报表、地方的汇总统计表。在企业完成各种统计数据的基础之上,汇总企业统计数据到地方管理部门,再由地方管理部门逐级的向上汇总,最终生成国家宏观调控和经济管理所依据的统计信息。因此实际上现行统计信息的生产模式是一种机械汇总式的生产方式,国家统计机关只进行最后的汇总,中间环节存在着过多的层层汇总和层层上报,时间和空间上为统计信息的失真提供了便利,造成会计和统计难以协调、信息难以共享。
现行以会计为微观经济核算的主体,以统计为宏观经济核算主体,两大并行的经济核算体系的存在使得会计、统计信息无法相互验证,宏观与微观信息不一致,信息资源不能有效共享。
企业根据自身生产经营数据进行着会计、统计的信息生产与供应,其目的在于满足自身的生产经营管理的需要。对于社会的各种信息需求,存在一个信息再生产的过程。这个再生产过程中存在的问题是:一、信息来自企业个体,不能反映社会经济联系;二、对外报送难保其真实与可靠。当信息需求从传统的满足内部需要的个性需求转变为以政府、投资者、税收部门、证券交易所、银行、社会公众等为代表的社会需求之时,需求与个体性信息生产模式产生了对立。
结合国家经济管理、宏观调控对信息的需求,再来研究统计信息的生产与供应问题,可以发现其中重要的不足之处在于统计学大量使用单项性的指标,而政府干预经济生活需要了解经济社会各个部类、产业、行业及地区之间的联系,单项指标致使统计数据难以发挥应有的作用。把经济联系的信息纳入统计信息的采集范畴,并对其进行分析,是对社会经济联系的认识上的革新。要全面满足社会经济信息的需求,就必须在着手进行新领域经济核算研究的同时,正视现存的核算问题。新旧领域的交叉与融合为解决会计统计协调难题提供了新的思路。
会计信息生产社会化,经济信息处理综合化,实现经济信息共享,是构筑国家经济管理支持信息系统的设想,而会计、统计信息的共享则是这种设想的基础和前提。经过整合以后的信息生产模型如图1所示,该模型中的信息生产方式与个体性经济信息生产不同,它是从经济活动的社会联系点获得原始经济信息,并且由社会某个机构加工生产经济信息。图1中所示的会计信息、统计信息、其它经济信息、经济分析信息等经过整合处理,就可以用于满足对经济信息的社会需求,此即经济信息处理综合化、集成化。

 图1 会计信息生产社会化、经济信息处理综合化的模型
该系统不是仅仅就企业会计,或者各级管理部门统计,或者宏观经济信息等单方面的信息平台的设计与制度安排,而是将三个层面联结起来建立的一个互通共享的系统化的模式与网络平台,信息在网络平台中相互印证,达到真实可靠与即时性的效果。该系统突破了“会计主体”的理论,它从各种经济活动的交易联系出发,对经济和社会信息进行收集、加工、存贮、分析和传递以生成会计和统计信息。
社会化生产和供给的会计信息,本身能够反映经济活动的整体性、全局性,能再现经济活动的事实。社会化的生产与供给能满足社会对会计信息公共性的需求,信息通道的割裂或者不通畅的问题能够得到解决,信息能够实现共享。当现代网络技术使得信息的传递几乎没有时空限制,而社会经济信息的传播仍然需要经历个体企业---各级管理部门---宏观综合这样一种由点到面的过程的时候,效率低,成本高。会计信息生产社会化降低了会计信息生产成本,符合构建节约型社会的要求。
会计与统计核算的系统整合使得深度开发经济信息资源成为可能,基于自动联结、互相印证的网络平台,微观层面的企业信息、中观层面的管理部门信息、宏观层面的GDP信息将同步生产。如此生产出的信息,反映了企业、行业之间的经济联系,从中可以准确、真实地观察和了解经济活动中各种行业、部类之间的物资、资金的供应和运动的情况,进而为计算GDP、投入/产出分析、产业结构分析、行业结构分析、地区结构分析、收入构成分析、价值链的分析、经济指数分析、投资方向的分析、供应/需求链分析等经济分析提供便利,为国家的经济结构调整和产业政策的制定提供有效的依据,创新国家宏观经济管理的调控手段。
 
参考文献:
[1]黄锡远,我国会计信息化发展历程的研究,中国乡镇企业会计,2007(1)