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浅析会计档案管理工作中的问题及建议

来源:消费导刊2017年第8期 作者:付紫红 时间:2017-08-30 16:28    阅读: 次  选择字号:T|T
浅析会计档案管理工作中的问题及建议
 
付紫红 
石家庄市西柏坡高速公路管理处   
 
摘  要:会计档案是一个记录和反映一个单位经济业务的重要证据。随着社会信息技术的发展,对会计档案的完整化和规范化的要求越来越高。本文旨在分析会计档案管理工作中存在的问题,并针对问题提出合理化建议。
关键词:会计档案  管理  电子档案  问题  建议
 
会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案,是记录和反映一个单位经济业务的重要证据。会计档案管理工作是财务管理工作的重要组成部分。然而,笔者根据自己多年的会计档案管理工作得知,不少单位的领导者及财务管理工作人员只关注经济业务发生时的审批和制约,而忽视了这些业务证据的保存和保护工作。笔者根据工作经验将会计档案管理工作中的问题归纳如下:
1.不按时整理归档。经济业务发生后,部分会计人员或因工作任务多无暇顾及,或因为单位监管力度不够,工作人员工作懒散,不及时对会计凭证等会计档案进行整理、装订、归档,极易出现会计档案散落丢失的情况。对于电子会计档案,更是觉得在电脑里存放的帐套、报表等资料可以随时查看,不会丢失。有的单位将会计信息存人磁性介质后对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理,造成会计信息的丢失。由于会计电算化软件的升级换代很快,许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存,从而造成会计电算化档案无法调阅。纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。
2.会计档案存放不合理。作为单位重要的档案资料,会计档案应该进行专屋专柜独立存放。有些单位因为办公场所的紧缺及对会计档案的重要性认识不够,把会计档案和其他物资,甚至是和废旧物资混放一室,极易造成会计档案资料的水浸、过火、等情况的发生。
3.没有专人对会计档案进行管理。有些单位为了节约成本,经常由会计人员甚至是出纳兼任会计档案管理员。这就可能造成会计数据的篡改,导致会计档案资料不能真实有效的反应已经发生的经济业务情况。
4.会计档案管理制度(办法)的缺失或虚设。会计档案不同于一般的管理档案,它一个企业单位的经营信息。有些单位忽视会计档管理制度(办法)建设,没有规范的查阅制度,任何人都可以随意翻阅。这就给别有用心的借阅人以可乘之机,造成会计数据的篡改、会计凭证和账簿等资料的散失和商业秘密的泄露。有些单位虽然也建立了《会计档案管理制度》,但由于怕麻烦,执行力度和监管力度都不够,制度形同虚设。
会计档案的不可复制性,决定了它一旦被毁损,造成的损失不仅仅是物质上的,甚至还有触犯《刑法》“销毁证据罪”之嫌。因此,保护好会计档案是现代化企业财务规范管理的内部需求,更有外在客观上的约束。针对以上情况,笔者提出如下建议:
1.及时对会计档案进行整理归档。
财务管理人员应该要加大监管力度,要求会计人员对会计凭证、财务报表等资料要及时打印、整理装订,并按要求进行编册入柜,以便后期查阅。对于电子会计档案,要及时选用质量好、可靠性高的贮存介质,备份所有财务数据。
2.合理存放会计档案。
财务部门为方便工作,应对近两年的会计档案资料进行专屋专柜独立存放。以前年度的可在经单位档案保管机构同意后,存放在单位综合档案管理机构。对于电子会计档案,要设定固定的收集区间。一般可视业务量大小,按月、季或年度来设定;也可以视具体项目周期长短,实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。确保备份的一致有效,必要时还可打印备份于纸质介质。
3.安排专人负责会计档案的管理
会计档案的收档、保管和借阅,应安排专人负责。明确责任、规范操作,保证会计档案的安全完整。不允许非档案管理人员随意接触档案资料。
4.建立健全会计档案管理制度,加大监管力度
加强会计档案管理,建立健全管理制度。会计档案的借阅和收档要进行实名制书面登记制度,并要求相关负责人签字审批,形成有效的风险控制和制衡机制。
5.加强档案管理人员的专业培训,提高综合业务水平
会计档案管理是琐碎细致的工作,会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低。随着信息技术的到来,财务电算化是财务工作的重要手段,电子档案越来越多。档案管理人员不仅要熟悉会计知识,还要对电子信息的存放、电子硬件设施的维护做到得心应手。这就要求我们要依法加强对会计档案工作人员的全面培训,把增强会计档案管理知识和操作技能,作为会计人员岗前培训的重要内容,除要搞好关于会计和档案的岗位培训外,还要搞好后续教育,不断学习新知识,提高会计档案管理水平。
总之,单位的运营管理既要抓大放小也要统筹兼顾。会计档案管理工作的好坏直接会影响到财务管理工作的水平和质量,尤其随着社会的发展,计算机技术的普及,电子档案的管理存在一定的弊端和风险,进一步加强会计档案的管理工作势在必行!
 
参考文献:
[1]新《会计档案管理办法》
[2]试论会计档案管理中的问题及对策

   

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