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食品药品检验报告书归档研究

来源:消费导刊2018年第15期 作者:张东宏 时间:2018-08-05 14:27    阅读: 次  选择字号:T|T

张东宏 石家庄市食品药品检验中心
 
检验报告书是食品药品检验机构重要的工作成果,是食品药品监督管理部门实施的行政许可和行政执法的重要依据之一,同时对生产经营企业来讲,也是事关企业生存发展的重要的法律文书。针对食品药品检验报告书归档工作,本人结合工作实际,略作粗浅探讨。
 
一、食品药品检验报告书归档的特征
对于食品药品检验机构来讲,检验报告书是库存量最多、利用价值最高的档案资料。作为一名档案管理人员,每天要接到大量的食品药品检验报告书。当拿到检验报告书之后,首要的任务是确定其是否符合归档要求。这就要求档案管理人员牢牢把握检验报告书的三个特性。
一是合法性。包括两个方面:其一是出具检验报告书的机构要具有法定职能。鉴于目前食品药品检验任务大幅度增加,一些政府监督检验机构会通过招标方式,委托一些具有一定资质的第三方社会机构对某一类食品药品进行检验。我们在查看检验报告书时,要确定出具检验报告书的机构是否具有法定性。包括:是否是依据《中华人民共和国药品管理法》《中华人民共和国食品安全法》等法律法规确定的检验机构,或者是通过国家食品药品监管部门论证后确定的机构等。其二是检验报告书的检验依据要具有合法性。比如,药品检验报告书的依据就应该是《中华人民共和国药典》或国家食品药品监督管理局、卫生部等国家部委的法规文件,而不能是依据其他一些标准,如企业或行业自行确定的生产标准等来进行检验。
二是规范性。国家对食品药品检验工作制定了明确详细的工作规范,要求不论是监督抽验还是委托检验,都要依据工作规范进行,保证检验报告书的数据和结论客观、公正、准确、可追溯,防止因人为因素出具虚假检验报告。体现在档案资料上,我们就要通过仔细检看检验报告书的原始记录信息,如签名或等效标识、检验依据、检验过程、检验结论等要素,判断检验工作的是否依法合规、程序规范。
三是完整性。要对照检验工作规范和质量要求,确定检验报告书是否完整、准确。检验报告书一般要重点检查如下内容,一要查看是否有“食品药品检验报告专用章”或“检验报告专用章”,复制的检验报告书也要加盖“食品药品检验报告专用章”或“检验报告专用章”;二要查看检验报告书是否有涂改的地方,原则上检验报告书是不得涂改的;三要查看技术负责人是否签字并盖章,或者授权签字等,同时要明确标注检验报告书的签发日期。
当然,检验报告书档案管理还有一系列制度规定和标准要求,需要档案管理人员认真对照执行。上述三个方面的特征,是做好检验报告书归档工作的最基本要求。
 
二、食品药品检验报告书归档的主要问题
我们实事求是地评价,近些年来食品药品检验报告书档案管理工作有了很大进步,为保障和支撑食品药品监管提供了重要的基础条件。但是由于种种原因,目前一些地方,特别是基层单位的食品药品检验报告书归档工作还存在一些不容忽视的问题。一是对检验报告书管理工作重视程度不够高。一些地方和部门存在重检验、轻管理,重结果、轻程序,重实用、轻归档等倾向。二是检验报告书档案管理工作机制不顺畅。特别是在专门人员设置、档案软硬件配置,以及相关业务部门之间的协调配合上,还有一定的差距。有的检验机构的检验报告书档案没有统一集中存管,而是分散在不同的业务部门,存在较大的后续风险隐患。三是档案管理制度不够健全或不能很好落实。特别是一些基层单位,缺乏有效的档案管理制度,还有的是检验人员兼职档案管理,档案意识不够强,存在着较大的随意性。四是一些档案管理人员综合业务能力有待进一步提高。集中表现为两种倾向,要么是对档案管理很专业但缺乏必要的食品药品检验知识,要么是有食品药品检验专业知识和技能但不懂的档案管理。还要极个别档案管理人员存在责任心不强、工作应付等现象。
 
三、加强改进食品药品检验报告归档工作的建议
食品药品检验报告书是记录检验工作的重要载体,也是食品药品检验机构日常管理的一项基础性工作。要坚持档案工作的统一领导、分级管理、维护档案的完整与安全、便于社会各方面的利用等基本原则,依法、科学、规范、及时地做好检验报告书归档工作,不断创新提升档案管理水平。
一是不断提高思想认识。各级领导干部和档案管理人员应充分认识新时代做好食品药品检验工作,对落实中央关于“实施健康中国战略”的重要作用,重视加强食品药品档案管理工作。只有思想认识提高了,才能把这项工作摆上重要位置,配备必要的人、财、物力等资源,根本上解决检验报告书档案管理被动落后的局面。
二是继续建立健全制度。制度是管长远、管根本的。一个检验机构,不能把提高档案管理质量依托在个别领导、个别人员身上。要强化“依法归档”意识,建立完善系统有效的检验报告书档案管理工作制度,如材料收集归档制度、档案鉴定制度、档案借阅制度、档案保密制度、档案统计制度、档案利用制度等,靠制度管人管事,靠制度规范档案管理,保持这项工作的科学性、规范性、长期性、有效性。
三是加强专门队伍建设。要选派对档案管理工作忠诚负责、事业心和上进心强、有一定专业基础知识的人员专门从事检验报告书档案管理工作。同时,要结合新时代新要求,有计划地对他们进行教育培训,不断提高他们的业务素养。要从政治上、思想上、工作上、生活上多关心爱护他们,解决好他们的后顾之忧,充分调动他们做好工作的积极性。
四是规范档案信息化管理。随着电脑及网络在管理工作中的普及,食品药品检验报告书档案管理手段也在不断创新发展。档案管理人员要自觉运用互联网、大数据、信息化等现代科技成果,提高检验报告书档案管理水平。特别是检验报告书查证、检索、应用等方面,可以充分利用信息化手段,以利于提高工作效率和服务社会的能力。
五是落实严格的工作责任。信任不能替代监管。工作不落实,往往是由于责任不明确不落实造成的。要落实检验报告书档案管理领导责任,明确专门领导负责,定期研究和解决问题。要落实档案管理人员责任,对其工作实行岗位目标管理,完成得好的大张旗鼓地奖励,完成得不好的严肃批评问责。要落实业务部门的责任,做到检验工作依法合规,检验报告书准确规范,归档及时完整等。总之,从每一个环节上落实责任、加强管理,保证检验报告书档案管理的高质量。

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