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关于物业公司建立法律风险防控体系的研究

来源:未知 作者:刘编辑 时间:2015-12-21 14:37    阅读: 次  选择字号:T|T
侯薇  北京华服物业管理有限责任公司朝阳分公司
 
摘 要:随着内部控制活动在物业服务行业的普及,风险评估逐渐被重视,特别是法律风险被视为经营管理过程中面临的重要风险之一。为此,物业公司针对法律风险及风险防控进行了一定探索和研究,为法律风险防控实现体系化、规范化、流程化打下了良好基础。本文阐述了物业公司法律风险防控体系建立的背景、意义和基本过程,并对应体系建立流程提出关键点,对物业公司建立健全法律风险防控体系具有一定参考价值。
关键词:内部控制  物业公司  法律风险防控体系
 
一、物业公司法律风险防控体系建立的背景
20世纪80年代初,随着改革开放国策的实施,“物业管理”由香港传入沿海城市,物业服务行业逐渐兴起,短短20年间,行业飞速发展,竞争加剧,法律风险逐渐被视为经营管理过程中面临的重要风险之一。国务院国有资产监督管理委员会2004年5月发布的国有企业法律顾问管理办法中定义“企业法律风险”为“在企业经营活动中,由于企业做出的具体法律行为不规范导致的,与企业所期望达到的目标相违背并将损害其合法权益的一种发生不利法律后果的可能性”。
在开展内部控制的基础上,物业公司在强化各项资源、工作流程等控制方面进行大量探索,对于初步降低法律风险起到重要意义。但是,物业公司同样存在人员法律意识不强,各项内部控制制度落实度不高,过程监管不力等问题,解决方式之一就是不断规范公司的法律风险管理的流程化、规范化、体系化,通过建立法律风险防控体系,达到识别风险、控制风险、降低风险的目的。
 
二、物业公司法律风险防控体系建立的意义
企业法律风险不可避免,只要有法律,就有法律风险,但法律风险是可以预防并控制的。首先,法律因具有强制性、公开性等特征,风险显而易见且可以预见,这点同样适用于物业公司。其次,法律风险强调的是一种危害发生的可能性,在可能与现实之间防范和控制的余地很大,尤其针对物业公司来说,相关方数量众多、类型各异,法律风险造成危害的可能性大大增强。第三,法律风险很大比例源于企业经营管理行为,物业公司一般存在管理松散、水平较低的弊端。
因此,基于可以预见的法律风险防控体系的优势及物业公司自身的不足,物业公司建立该体系确有重大意义。一是降低企业法定或约定的权利义务不能有效的实现的可能性。在物业公司管理的薄弱环节基础上,强化自身法律风险防控意识提升,积极锻炼法律风险防控能力,通过加强风险预判,就能够降低风险发生的可能性。二是削减法律风险产生的企业承担的法律责任或其他不利后果的危害。在强化法律风险防控意识提升的基础上,针对企业法律风险源,建立是可操作性强、易于实现的风险控制措施,并对措施的实施情况进行实时跟踪、定期检查,通过有效内部控制,就可以削减法律风险造成的危害。
 
三、物业公司法律风险防控体系建立的基本过程及关键点
(一)学习法律风险防控体系知识
一般来讲,物业公司人员素质良莠不齐,管理水平有高有低,对于内部控制、法律风险防控等概念的理解也存在一定差异,所以建立法律风险防控体系的首要步骤就是广泛、系统地向全体人员进行国家、地方、行业有关法律法规的传达,以及组织有关标准、制度的学习,进一步明确加强内部控制成为支撑企业实现可持续发展的重要基础。
通过知识的积累和学习,一方面结合物业公司实际,整理出法律风险的概念、特征和分布规律,明确风险防控对内部控制的重要意义,主动养成法律风险防控意识;另一方面理解培育良好法律风险管理文化,建立健全法律风险管理体系对公司的重要意义,主动强化法律风险防控意识。
(二)调查研究法律风险源
以学习法律风险防控知识为开端,以养成法律风险防控意识为促进,物业公司对于建立法律风险防控体系开始进行探索,第一步就是认识法律风险源。结合物业公司实际,对企业法律风险源进行调查研究,根据公司不同业务领域,识别可能的法律风险,对风险进行原因分析,并估计可能造成的危害,初步拟出相应的削减、控制措施。
调查研究法律风险源的重点在于:一是采取由下至上的风险识别组织方式,即识别的开端为各个业务领域的具体岗位,逐级向上反馈,各岗位人员从自身具体工作内容、工作性质、工作环境、工作方式出发,识别可能的法律风险,再将风险交由基层部门分类、梳理,最终报送企业管理层汇总,这样做的优势概括为“全员参与”,可以调动每名员工发挥主观能动性,利用自身专长与技能,切实参与到法律风险防控工作中来,达到将法律风险领域和风险源点进行系统细分的最优结果。二是对每一个法律风险源的具体表现及防控措施所依据的法律、行政法规、地方性法规、部门规章中的法条详细列举,建立企业法律风险辨识清单,清单按照风险识别、风险分析、风险防范、风险处理的逻辑结构,详细说明法律风险源所处领域、风险源内容、风险危害及控制措施。若出现对与某两个或两个以上业务领域都有关的风险源,则需要选择一个最适合的领域;必要时,也可将同一法律风险源从不同角度,同时纳入两个或两个以上的领域,通过表述和内容上的差别进行区分。
(三)策划法律风险防控体系
在充分调查研究法律风险源的基础上,总结其他公司法律风险防控体系建设的实践经验,结合本公司实际,进一步研究法律环境、法律风险源、法律风险防控体制机制以及流程控制等重点难点问题,制定建设法律风险防控体系的实施方案,策划如何建立法律风险防控体系。策划主要围绕人、财、物三个基本方面,明确对于各项资源的投入,明确过程的实施与控制的手段,明确建立体系的结果和所需时间。
本过程的重点在于建设法律风险防控体系实施方案要做到简便、实际、可操作性强。一是对方案编制人员的基本素质要求较高,需要一定内部控制管理工作的实际经验。二是方案编制过程需要深入工作基层,可以选取单独部门或项目为研究对象,开展实践,反复测试,以便强化可操作性。三是方案语言简练、准确,内容应包括法律风险防控体系建立的目的、适用范围、有关标准、工作要求及时间安排等,必要时利用工作时间进度表等手段进行辅助。该方案既是企业建立法律风险防控体系的纲领性文件,又是企业向全体人员进行传达、解释、说明体系建立工作的指导性文件。方案的制定下发,标志着企业法律风险防控工作思路已经成熟,体系建立开始步入规范化、制度化和程序化的轨道。
(四)建立健全法律风险防控管理流程
通过法律风险源的调查研究发现,预防和控制风险的根本在于流程的控制,因为流程既是风险源产生的环境,又是风险源造成危害程度的影响因素。以企业法律风险防控体系建设实施方案为指导,探索把各经营管理领域法律风险防控流程化,使风险控制体现在经营管理的全过程。依据企业物业服务性质,结合现有内部控制各项规章制度,在各业务领域内精细梳理全部工作流程,明确流程起点、终端、关键节点、人员责任,并结合法律风险预案研究工作成果,剖析可能的风险源,制定可行有效的控制措施。根据企业管理实际,对使用频次大、范围广的实施证据,设计内容齐全、格式规范的表单,作为体系文件的附件内容。最终通过汇总各项法律风险防控流程、要求,编制形成法律风险防控体系手册,主要包括体系建立的目的和范围、规范性引用文件、术语和定义、总要求及体系主要要求等四方面,适当时可包括责任分解和对照、流程引用、风险辨识等内容。以该手册下发为主要标志,法律风险防控体系流程基本建立。
体系建立的基础是流程的完善,重点在于采取合适的方式进行流程修订或新建,对于方式的主要判断依据是法律风险管理现状和管理目标的差异。法律风险管理现状与管理目标基本相符合则需要稍加修订管理流程,现状与目标存在较大差异,则需要对缺失的流程进行新建、对不足的流程进行修订。
(五)实施法律风险防控体系监督检查
法律风险防控体系遵循结合实际、持续改进的管理原则,因此只有通过定期的体系监督检查,才能及时发现问题、分析问题、解决问题,使防控体系保持持续的适宜性、有效性。一般来说,监督检查工作需要计划、实施、检查、改进几个步骤。计划是指明确检查工作逻辑顺序,其内容主要涵盖检查目的、检查依据、检查组人员、检查范围和内容、检查时间和频次等。实施是指检查工作的具体执行,重点在于实施过程不能脱离检查依据,要充分利用内部控制有关标准、制度、规定,结合物业公司工作实际开展。检查是指对于体系检查过程的控制、监督,要求不偏离检查目的,实现体系有效监督的意义。改进是指对于检查发现的不合规项进行整改,更深层次的意义还在于力求问题不再反复发生。
实施监督检查同样有几个关键点:一是检查组人员需要具备专业知识及对企业的忠诚态度,人员组织主要应以体系建立人员为主,并从各业务领域选拔专业人才充实队伍,对于考核人员对于企业的忠诚度。二是检查前详细制定检查计划,确定检查范围,编制检查表,对于检查可能面临的问题进行充分预估,并制定可能的应对措施。三是检查过程深入基层,不脱离实际,适当时进入工作现场进行取证,对于无法取证的问题不妄加评判。
 
四、结语
在内部控制框架的约束下,物业公司深刻认识到,建立健全法律风险防控体系的重要性,并为此不断研究、探索。通过分析可知,物业公司只有做到学习并理解法律风险特定含义,充分识别和控制企业法律风险源,遵循内部控制要求建立起适宜的工作流程,并重视对流程执行情况的监督检查,就能够保证企业法律风险防控体系建立的适宜性、充分性和有效性。